O que é PDF/A, e quando você precisa dele?
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Se um formulário de envio já recusou seu PDF perfeitamente normal com uma mensagem sobre “PDF/A”, você conheceu a versão de arquivamento do PDF. Ele tem a mesma aparência de qualquer outro PDF, mas segue regras mais rígidas para poder ser aberto e exibido exatamente igual daqui a décadas.
O que torna o PDF/A diferente
Um PDF comum pode depender de coisas de fora do arquivo: fontes instaladas no seu computador, configurações de cor do aparelho que o exibe, conteúdo buscado na internet. Isso funciona hoje, mas significa que o documento pode não ter a mesma aparência daqui a vinte anos.
O PDF/A elimina essas dependências. As fontes precisam estar embutidas, as cores precisam de um perfil definido e recursos que não podem ser preservados com confiabilidade, como scripts, não são permitidos. O arquivo também declara qual parte do padrão segue, para que arquivos e portais possam verificá-lo automaticamente.
Quem exige PDF/A
- Tribunais e sistemas de peticionamento eletrônico que guardam documentos por muitos anos.
- Portais do governo, arquivos públicos e bibliotecas.
- Universidades, para teses e dissertações.
- Empresas que precisam guardar registros como notas fiscais e contratos por muito tempo.
PDF/A-1b, 2b ou 3b?
- PDF/A-2b atende à maioria dos usos. Escolha-o se o destinatário não disser qual parte precisa.
- PDF/A-1b é o mais antigo e o mais rígido. Escolha-o só se for exigido; a transparência pode ser achatada durante a conversão.
- PDF/A-3b é como o 2b, mas permite arquivos anexados de qualquer tipo. Escolha-o se o documento precisar levar anexos.
- O “b” vem de basic (conformidade básica): garante que o documento terá a mesma aparência. Outros níveis acrescentam exigências sobre texto e estrutura que a maioria dos destinatários não pede.
Converter PDF para PDF/A
- Abra o PDF para PDF/A e escolha seu arquivo.
- Escolha a parte que o destinatário pede, ou 2b se estiver em dúvida.
- Baixe o arquivo convertido. As fontes são embutidas, as cores ganham um perfil definido e a declaração PDF/A é verificada antes do download.
Bom saber
A conversão para PDF/A precisa do OCRmyPDF e do Ghostscript, que não rodam no navegador, então esta ferramenta usa nosso servidor e isso é indicado antes de você começar. Seu arquivo é excluído depois que você baixa o resultado e, de qualquer forma, em até 60 minutos.
Verificamos a estrutura do resultado e a declaração PDF/A. Para conformidade formal, alguns destinatários usam o próprio validador, como o veraPDF. Se um arquivo não converter por estar danificado, tente antes o Reparar PDF e, se ficar grande demais para o limite de envio, comprima o PDF depois.