Qué es PDF/A y cuándo lo necesitas
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Si alguna vez un formulario de envío rechazó tu PDF, perfectamente válido, con un mensaje sobre «PDF/A», ya conoces la versión de archivo del PDF. Se ve igual que cualquier otro PDF, pero sigue reglas más estrictas para poder abrirse y mostrarse exactamente igual dentro de décadas.
Qué hace diferente a PDF/A
Un PDF normal puede depender de cosas externas al archivo: fuentes instaladas en tu ordenador, ajustes de color del dispositivo que lo muestra, contenido descargado de internet. Hoy no es un problema, pero significa que el documento podría no verse igual dentro de veinte años.
PDF/A elimina esas dependencias. Las fuentes deben estar incrustadas, los colores necesitan un perfil definido y no se permiten funciones que no se pueden conservar de forma fiable, como los scripts. El archivo también declara qué parte de la norma cumple, para que archivos y portales puedan comprobarlo automáticamente.
Quién pide PDF/A
- Juzgados y sistemas de presentación electrónica que guardan documentos durante muchos años.
- Portales de la administración, archivos públicos y bibliotecas.
- Universidades, para tesis y trabajos de fin de grado o máster.
- Empresas que deben conservar documentos como facturas y contratos durante mucho tiempo.
¿PDF/A-1b, 2b o 3b?
- PDF/A-2b sirve para la mayoría de los usos. Elígelo si el destinatario no dice qué parte necesita.
- PDF/A-1b es la más antigua y estricta. Elígela solo si te la exigen; la transparencia puede aplanarse durante la conversión.
- PDF/A-3b es como la 2b, pero admite archivos adjuntos de cualquier tipo. Elígela si el documento debe llevar adjuntos.
- La «b» significa conformidad básica: se garantiza que el documento se vea igual. Otros niveles añaden requisitos sobre el texto y la estructura que la mayoría de los destinatarios no piden.
Convertir un PDF a PDF/A
- Abre PDF a PDF/A y elige tu archivo.
- Elige la parte que pide tu destinatario, o 2b si no estás seguro.
- Descarga el archivo convertido. Las fuentes se incrustan, los colores reciben un perfil definido y la declaración PDF/A se comprueba antes de la descarga.
Conviene saber
La conversión a PDF/A necesita OCRmyPDF y Ghostscript, que no funcionan en un navegador, así que esta herramienta usa nuestro servidor y se indica así antes de empezar. Tu archivo se elimina después de que descargues el resultado y, en cualquier caso, en un plazo de 60 minutos.
Comprobamos la estructura del resultado y su declaración PDF/A. Para un cumplimiento formal, algunos destinatarios usan su propio validador, como veraPDF. Si un archivo no se convierte porque está dañado, prueba antes con Reparar PDF, y si es demasiado grande para el límite de subida, comprímelo después.