PDF/A क्या है, और इसकी ज़रूरत कब पड़ती है?
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अगर किसी अपलोड फ़ॉर्म ने कभी आपकी बिल्कुल ठीक PDF को “PDF/A” वाले मैसेज के साथ रिजेक्ट किया है, तो आपका सामना PDF के आर्काइव वाले रूप से हो चुका है। यह किसी भी दूसरी PDF जैसी ही दिखती है, लेकिन ज़्यादा सख़्त नियमों का पालन करती है ताकि दशकों बाद भी इसे ठीक उसी तरह खोला और दिखाया जा सके।
PDF/A को अलग क्या बनाता है
एक सामान्य PDF फ़ाइल के बाहर की चीज़ों पर निर्भर हो सकती है: आपके कंप्यूटर पर इंस्टॉल फ़ॉन्ट, उसे दिखाने वाले डिवाइस की रंग सेटिंग, इंटरनेट से लाई गई सामग्री। आज यह ठीक है, लेकिन इसका मतलब है कि बीस साल बाद दस्तावेज़ शायद वैसा न दिखे।
PDF/A इन निर्भरताओं को हटा देता है। फ़ॉन्ट एम्बेड होने चाहिए, रंगों के लिए एक तय प्रोफ़ाइल चाहिए, और जो फ़ीचर भरोसेमंद तरीके से सुरक्षित नहीं रखे जा सकते, जैसे स्क्रिप्ट, उनकी अनुमति नहीं है। फ़ाइल यह भी बताती है कि वह स्टैंडर्ड के किस भाग का पालन करती है, ताकि आर्काइव और पोर्टल इसे अपने आप जाँच सकें।
PDF/A कौन माँगता है
- कोर्ट और ई-फ़ाइलिंग सिस्टम जो दस्तावेज़ों को कई सालों तक रखते हैं।
- सरकारी पोर्टल, सार्वजनिक आर्काइव और लाइब्रेरी।
- यूनिवर्सिटी, थीसिस और डिसर्टेशन के लिए।
- वे कंपनियाँ जिन्हें इनवॉइस और कॉन्ट्रैक्ट जैसे रिकॉर्ड लंबे समय तक रखने होते हैं।
PDF/A-1b, 2b या 3b?
- PDF/A-2b ज़्यादातर कामों के लिए सही है। अगर पाने वाला यह न बताए कि उसे कौन सा भाग चाहिए, तो इसे चुनें।
- PDF/A-1b सबसे पुराना और सबसे सख़्त है। इसे तभी चुनें जब यह ज़रूरी हो; कन्वर्ज़न के दौरान ट्रांसपेरेंसी फ़्लैटन हो सकती है।
- PDF/A-3b 2b जैसा ही है, लेकिन किसी भी तरह की अटैच की गई फ़ाइलों की अनुमति देता है। अगर दस्तावेज़ के साथ अटैचमेंट होना ज़रूरी है, तो इसे चुनें।
- “b” का मतलब है बेसिक कन्फ़ॉर्मेंस: दस्तावेज़ के एक जैसा दिखने की गारंटी। दूसरे लेवल टेक्स्ट और स्ट्रक्चर से जुड़ी ऐसी शर्तें जोड़ते हैं जो ज़्यादातर पाने वाले नहीं माँगते।
PDF को PDF/A में कैसे बदलें
- PDF से PDF/A खोलें और अपनी फ़ाइल चुनें।
- वह भाग चुनें जो पाने वाला माँगता है, या अगर पक्का न हो तो 2b चुनें।
- कन्वर्ट की गई फ़ाइल डाउनलोड करें। फ़ॉन्ट एम्बेड किए जाते हैं, रंगों को एक तय प्रोफ़ाइल मिलती है, और डाउनलोड से पहले PDF/A घोषणा की जाँच की जाती है।
जानने लायक बातें
PDF/A कन्वर्ज़न के लिए OCRmyPDF और Ghostscript चाहिए, जो ब्राउज़र में नहीं चलते, इसलिए यह टूल हमारे सर्वर का इस्तेमाल करता है और शुरू करने से पहले इस पर इसका लेबल दिखता है। नतीजा डाउनलोड करने के बाद आपकी फ़ाइल डिलीट कर दी जाती है, और हर हाल में 60 मिनट के अंदर।
हम नतीजे का स्ट्रक्चर और उसकी PDF/A घोषणा जाँचते हैं। औपचारिक अनुपालन के लिए कुछ पाने वाले अपना खुद का वैलिडेटर चलाते हैं, जैसे veraPDF। अगर कोई फ़ाइल ख़राब होने की वजह से कन्वर्ट नहीं होती, तो पहले PDF रिपेयर करें आज़माएँ, और अगर वह अपलोड लिमिट के लिए बहुत बड़ी है, तो बाद में उसे कंप्रेस करें।