Apa itu PDF/A, dan kapan Anda membutuhkannya?
Diterbitkan · 2 menit baca
Jika formulir upload pernah menolak PDF Anda yang sebenarnya baik-baik saja dengan pesan soal “PDF/A”, Anda sudah bertemu versi arsip dari PDF. Tampilannya sama seperti PDF lain, tetapi mengikuti aturan yang lebih ketat agar bisa dibuka dan ditampilkan persis sama puluhan tahun dari sekarang.
Apa yang membuat PDF/A berbeda
PDF biasa bisa bergantung pada hal-hal di luar file: font yang terpasang di komputer Anda, pengaturan warna perangkat yang menampilkannya, konten yang diambil dari internet. Itu tidak masalah hari ini, tetapi artinya dokumen mungkin tidak terlihat sama dua puluh tahun lagi.
PDF/A menghilangkan ketergantungan itu. Font harus disematkan, warna membutuhkan profil yang jelas, dan fitur yang tidak bisa dipertahankan dengan andal, seperti skrip, tidak diizinkan. File juga menyatakan bagian standar mana yang diikutinya, sehingga arsip dan portal bisa memeriksanya secara otomatis.
Siapa yang meminta PDF/A
- Pengadilan dan sistem e-filing yang menyimpan dokumen selama bertahun-tahun.
- Portal pemerintah, arsip publik, dan perpustakaan.
- Universitas, untuk tesis dan disertasi.
- Perusahaan yang wajib menyimpan catatan seperti faktur dan kontrak dalam jangka panjang.
PDF/A-1b, 2b, atau 3b?
- PDF/A-2b cocok untuk sebagian besar kebutuhan. Pilih ini jika penerima tidak menyebutkan bagian mana yang mereka perlukan.
- PDF/A-1b adalah yang tertua dan paling ketat. Pilih hanya jika diwajibkan; transparansi mungkin diratakan selama konversi.
- PDF/A-3b mirip 2b tetapi mengizinkan file lampiran dari jenis apa pun. Pilih ini jika dokumen harus membawa lampiran.
- Huruf “b” berarti kesesuaian dasar (basic): dokumen dijamin terlihat sama. Tingkat lain menambahkan persyaratan tentang teks dan struktur yang jarang diminta oleh penerima.
Cara mengubah PDF ke PDF/A
- Buka PDF ke PDF/A dan pilih file Anda.
- Pilih bagian yang diminta penerima, atau 2b jika Anda tidak yakin.
- Unduh file hasil konversi. Font disematkan, warna mendapat profil yang jelas, dan pernyataan PDF/A diperiksa sebelum Anda mengunduh.
Perlu diketahui
Konversi PDF/A membutuhkan OCRmyPDF dan Ghostscript, yang tidak bisa berjalan di browser, jadi alat ini menggunakan server kami dan diberi label demikian sebelum Anda mulai. File Anda dihapus setelah Anda mengunduh hasilnya, dan bagaimanapun juga dalam 60 menit.
Kami memeriksa struktur hasil dan pernyataan PDF/A-nya. Untuk kepatuhan formal, sebagian penerima menjalankan validator mereka sendiri, seperti veraPDF. Jika file gagal dikonversi karena rusak, coba Perbaiki PDF terlebih dahulu, dan jika terlalu besar untuk batas upload, kompres setelahnya.