Nén PDF để nộp hồ sơ online khi bị giới hạn dung lượng
Ngày đăng · 3 phút đọc
Cổng dịch vụ công, hệ thống tuyển sinh, trang tuyển dụng hay cổng nộp hồ sơ visa thường chỉ nhận file PDF dưới một dung lượng nhất định, hay gặp nhất là vài megabyte. Bản scan giấy tờ thì lại rất dễ vượt ngưỡng đó. Dưới đây là cách đưa file về đúng giới hạn mà người duyệt hồ sơ vẫn đọc rõ.
Bước 1: biết file của bạn nặng vì đâu
Gần như mọi bộ hồ sơ nặng đều nặng vì ảnh: bản scan CCCD, bằng cấp, học bạ, giấy khám sức khỏe, hay ảnh chụp bằng điện thoại rồi ghép thành PDF. Mỗi trang scan màu ở độ phân giải cao có thể nặng vài megabyte.
Văn bản soạn trên máy tính rồi xuất ra PDF (đơn từ, CV) thường đã nhỏ sẵn. Nếu file loại này vẫn nặng, nguyên nhân hay là ảnh chèn bên trong hoặc phông chữ nhúng.
Bước 2: chọn kiểu nén phù hợp
- Hồ sơ chủ yếu là bản scan, chữ vẫn phải chọn được: dùng Nâng cao (máy chủ) trong Nén PDF. Ảnh được giảm độ phân giải còn chữ vẫn sắc nét. Chọn Cân bằng trước; nếu chưa đủ nhỏ thì thử Tệp nhỏ hơn hoặc Nén tối đa.
- Giấy tờ nhạy cảm, không muốn tải lên đâu cả: chọn Trên thiết bị này và bật Chuyển cả trang thành ảnh, rồi tự chọn độ phân giải và chất lượng ảnh. File không rời khỏi máy bạn, đổi lại chữ không còn chọn hay tìm kiếm được.
- File soạn trên máy, ít ảnh: nén Trên thiết bị này ở chế độ không mất dữ liệu. Chất lượng giữ nguyên, nhưng mức giảm có thể không nhiều.
Bước 3: đặt kích thước mục tiêu
Với nén nâng cao, bạn có thể nhập Kích thước mục tiêu, ví dụ đúng giới hạn mà cổng nộp hồ sơ yêu cầu. Chúng tôi thử vài mức chất lượng và báo cho bạn biết có đạt hay không. Đây là nỗ lực tốt nhất chứ không phải cam kết: có những file không thể nhỏ hơn mà vẫn giữ được nội dung.
Nên đặt mục tiêu thấp hơn giới hạn một chút để có khoảng dư. File tối đa 100 MB với nén nâng cao, và 500 MB khi nén trên thiết bị.
Khi nén vẫn chưa đủ
- Chuyển sang thang xám: nếu cổng không yêu cầu bản màu, PDF thang xám thường làm file nhỏ đi vì ảnh xám cần ít dữ liệu hơn ảnh màu. Công cụ này chạy trên máy chủ, file tự động bị xóa trong vòng 60 phút.
- Tách hồ sơ: nhiều cổng cho nộp từng loại giấy tờ riêng. Tách PDF giúp bạn chia một bộ hồ sơ dài thành nhiều file nhỏ, ngay trong trình duyệt.
- Bỏ trang thừa: trang trắng, trang hướng dẫn hay bản trùng lặp đều làm file nặng thêm mà không giúp gì cho hồ sơ.
Mẹo khi scan giấy tờ
- Với giấy tờ chữ đen trắng, scan ở 150–200 dpi thường là đủ đọc rõ; 300 dpi trở lên làm file nặng hơn nhiều mà người duyệt hiếm khi cần.
- Chọn chế độ xám (grayscale) thay vì màu nếu giấy tờ không cần thể hiện màu sắc.
- Chụp bằng điện thoại thì đặt giấy trên nền phẳng, đủ sáng, và cắt sát mép giấy trước khi ghép thành PDF.
- Nén xong, hãy mở lại file và phóng to để chắc chắn số CCCD, ngày tháng và con dấu vẫn đọc được trước khi nộp.