PDF/A là gì, và khi nào bạn cần nó?
Ngày đăng · 3 phút đọc
Nếu một cổng nộp file từng từ chối PDF hoàn toàn bình thường của bạn với thông báo nhắc tới “PDF/A”, thì bạn đã gặp phiên bản PDF dành cho lưu trữ. Nó trông giống mọi PDF khác, nhưng tuân theo quy tắc chặt hơn để vẫn mở và hiển thị y hệt sau nhiều thập kỷ.
PDF/A khác PDF thường ở đâu
PDF thường có thể phụ thuộc vào những thứ nằm ngoài file: phông chữ cài trên máy bạn, thiết lập màu của thiết bị hiển thị, nội dung tải từ internet. Hôm nay thì không sao, nhưng sau hai mươi năm tài liệu có thể không còn hiển thị như cũ.
PDF/A loại bỏ những phụ thuộc đó. Phông chữ phải được nhúng, màu sắc cần có hồ sơ màu xác định, và những tính năng không bảo toàn được lâu dài, như script, không được phép dùng. File cũng khai báo nó tuân theo phần nào của tiêu chuẩn, để cơ quan lưu trữ và cổng nộp hồ sơ kiểm tra tự động.
Ai yêu cầu PDF/A
- Tòa án và hệ thống nộp hồ sơ điện tử cần lưu giữ tài liệu nhiều năm.
- Cổng dịch vụ công, cơ quan lưu trữ và thư viện.
- Trường đại học, khi nộp luận văn, luận án.
- Doanh nghiệp phải lưu hóa đơn, hợp đồng trong thời gian dài.
Chọn PDF/A-1b, 2b hay 3b?
- PDF/A-2b phù hợp với hầu hết nhu cầu. Hãy chọn nó nếu nơi nhận không nói cần phần nào.
- PDF/A-1b là phiên bản cũ nhất và chặt nhất. Chỉ chọn khi được yêu cầu; độ trong suốt có thể bị làm phẳng khi chuyển đổi.
- PDF/A-3b giống 2b nhưng cho phép đính kèm file thuộc bất kỳ loại nào. Chọn nó nếu tài liệu phải mang theo tệp đính kèm.
- Chữ “b” nghĩa là mức tuân thủ cơ bản: tài liệu được bảo đảm hiển thị giống nhau. Các mức khác có thêm yêu cầu về chữ và cấu trúc mà phần lớn nơi nhận không đòi hỏi.
Chuyển PDF sang PDF/A
- Mở PDF sang PDF/A và chọn file.
- Chọn phần mà nơi nhận yêu cầu, hoặc 2b nếu bạn không chắc.
- Tải file đã chuyển đổi về. Phông chữ được nhúng, màu sắc có hồ sơ màu xác định, và khai báo PDF/A được kiểm tra trước khi bạn tải về.
Cần biết thêm
Chuyển sang PDF/A cần OCRmyPDF và Ghostscript, vốn không chạy được trong trình duyệt, nên công cụ này dùng máy chủ của chúng tôi và được ghi rõ trước khi bắt đầu. File của bạn bị xóa sau khi bạn tải kết quả về, và trong mọi trường hợp là trong vòng 60 phút.
Chúng tôi kiểm tra cấu trúc của kết quả và khai báo PDF/A. Để tuân thủ chính thức, một số nơi nhận dùng công cụ kiểm định riêng như veraPDF. Nếu file không chuyển đổi được vì bị hỏng, hãy thử Sửa lỗi PDF trước, và nếu file vượt giới hạn tải lên, hãy nén lại sau đó.